Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Dữ liệu hộ tịch đã được số hóa, thông qua kết nối giữa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ được rà soát, đối chiếu, chia sẻ, đồng bộ, cập nhật.

Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Dữ liệu hộ tịch đã được số hóa, thông qua kết nối giữa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ được rà soát, đối chiếu, chia sẻ, đồng bộ, cập nhật.Sau khi hoàn thành số hóa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được hoàn thiện, đi vào vận hành thống nhất, bên cạnh việc chia sẻ, cập nhật thông tin cho cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, sẽ cung cấp dữ liệu cho cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch tra cứu, khai thác, góp phần giảm tải quy trình tác nghiệp cho công chức làm công tác hộ tịch, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc khai thác dữ liệu hộ tịch cá nhân và thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến. Nhằm đẩy mạnh tiến độ thực hiện việc số hóa, bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ theo yêu cầu của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 quy định về CSDLHTĐT, đăng ký hộ tích trực tuyến, việc số hóa dữ liệu hộ tịch phải hoàn thành trước ngày 01/01/2025, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Kế hoạch thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch" theo Quyết định số 818/QĐ-BTP ngày 10/5/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Ngày 22/5/2024 Sở Tư pháp ban hành Kế hoạch số 860/KH-STP phát động phong trào thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch” trên địa bàn tỉnh Yên Bái. Tại toàn bộ các huyện, thị xã, thành phố đã xây dựng Kế hoạch phát động phong trào thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch” trên địa bàn cấp huyện. Nhiều Ủy ban nhân dân cấp xã đã bố trí trưng tập nhân lực hỗ trợ cho công chức tư pháp hộ tịch cấp xã để hoàn thành việc số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn. Kết quả số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh tính đến ngày 30/9/2024: Tổng số dữ liệu phải số hóa là: 634.269 dữ liệu; Đã số hóa: 356.665 dữ liệu; đạt 56%. Một số khó khăn, vướng mắc trong viẹc số hóa dữ liệu hộ tịch Công chức làm công tác hộ tịch tự thực hiện số hóa đa phần làm kiêm nhiệm nên còn tình trạng quá tải công việc chưa đáp ứng được yêu cầu số hóa. Hệ thống thông tin quản lý, đăng ký hộ tịch điện tử mặc dù đã được nâng cấp, cơ sở hạ tầng, nhưng vẫn bị chậm, lỗi, từ chối truy cập, dữ liệu hiển thị không đầy đủ Quá trình số hóa cho thấy nhiều sổ hộ tịch, nhiều giai đoạn bị thiếu trường thông tin hoặc thông tin đồng bộ không chính xác như chức danh người ký, người đi khai, loại việc, giới tính; sổ đăng ký hộ tịch còn sai sót, không đầy đủ thông tin, trùng lặp thông tin, số đăng ký lặp lại nhiều lần… Một số giải pháp trong thời gian tới để hoàn  thành việc số hóa sữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh Cần tăng cường công tác phối hợp giữa các cấp để hoàn thành việc số hóa dữ liệu hộ tịch. Cần tăng cường nhân lực hỗ trợ địa phương xử lý kịp thời các vấn đề kỹ thuật liên quan đến quá trình số hóa, hướng dẫn nghiệp vụ số hóa, kịp thời giải đáp các vướng mắc của địa phương trong quá trình thực hiện. Cấp huyện tích cực hưởng ứng phong trào thi đua cao điểm đẩy nhanh tiến độ hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn. Đối với các địa phương đã hoàn thành số hóa thì cơ quan đăng ký hộ tịch chủ động phối hợp với cơ quan Công an thực hiện rà soát đối chiếu, xử lý dữ liệu sai lệch giữa CSDLHTĐT với CSDLQGVDC theo hướng dẫn tại Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC./.